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5 conseils clés pour améliorer sa gestion du poste client et se faire payer plus vite

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5 conseils clés pour améliorer sa gestion du poste client et se faire payer plus vite
© Sylvie Thenard

De la diffusion des factures clients à la gestion des encaissements, en passant par le paiement et le recouvrement, l'automatisation de la gestion du poste client aide les entreprises à se faire payer plus rapidement.

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Selon les principaux acteurs du marché, les créances impayées représentent 56 milliards d'euros en France en 2017(1). Ce manque à gagner augmente le besoin en fonds de roulement (BFR) des entreprises, les freinent dans leurs investissements et entraîne une perte de compétitivité.

Mais pour accélérer les règlements, il ne suffit pas de mettre en place une politique de recouvrement efficace. Cela passe par l'optimisation de l'ensemble du poste client, c'est-à-dire de la diffusion de la facture à l'encaissement de la créance, en passant par le paiement et le recouvrement. Voici 5 conseils pour mener à bien l'automatisation et la digitalisation du processus de gestion du poste client, pour permettre aux entreprises de mieux financer leur croissance et d'être plus productives.

1. Automatiser la diffusion des factures clients

Selon le Baromètre Atradius des pratiques de paiement (édition Octobre 2018), 60% des répondants ont remarqué une accélération du délai de paiement après passage à la facture électronique.

Quelles raisons ? Le traitement manuel de la facturation est à l'origine de nombreux dysfonctionnements : coût élevé, traitement long et fastidieux, risque d'erreurs, trésorerie moindre, augmentation du DSO et dégradation de la relation client.

L'automatisation répond à ces dysfonctionnements : les factures sont envoyées plus rapidement, en format papier ou électronique, les erreurs liées au traitement manuel sont supprimées, les coûts réduits et la productivité des équipes augmente. Tout ceci, en conformité avec les réglementations des différents pays en termes de facturation électronique.

2. Faciliter le paiement des factures

Une fois la facture envoyée, l'étape suivante est de se faire payer. Pour cela, la mise en place d'un portail en ligne, disponible 7j/7 et 24h/24, permet aux clients de visualiser directement leurs factures, de la régler ou de faire une demande d'avoir. Les délais de paiement sont réduits, la résolution des litiges s'accélère et, en parallèle, l'expérience client s'améliore.

3. Optimiser les processus de recouvrement

4% : c'est la réduction du taux d'échus qu'a permis la mise en place d'un CRM de recouvrement à la société TREK BICYCLE. L'enjeu ici est de se faire régler le plus rapidement possible tout en préservant la relation client. L'automatisation du processus de recouvrement amiable permet d'anticiper avec l'envoi automatique de pré-relances 5 à 10 jours avant l'échéance de la facture, d'adapter une stratégie de relance selon la typologie de clients, de centraliser les informations clients (factures, messages, historique...), de décharger les équipes de tâches à faible valeur ajoutée et de disposer d'indicateurs clefs de pilotage (taux d'échus, DSO, prévisions d'encaissement...).

4. Automatiser la gestion des encaissements

Un process reste ensuite à considérer : la gestion des encaissements. Grâce à des solutions basées sur des technologies d'intelligence artificielle et de machine learning, le lettrage des paiements reçus peut être automatisé. La gestion des encaissements est optimisée, du temps est gagné et la relation commerciale préservée.

5. Maîtriser le risque client

Dernier point, non des moindres, la maîtrise du risque client. En France, 47,5% des factures sont payées en retard(2) et 35% des retards de paiement sont dus à un défaut de fonds disponibles au moment du paiement(3). Vérifier la solvabilité, assurer une surveillance continue, mettre en place des alertes mais aussi analyser les comportements de paiement pour ajuster au mieux la stratégie de gestion du client sont essentiels pour une gestion du poste client réussie.

En conclusion

Plus le processus de gestion du poste client est digitalisé en amont, à savoir dès la réception du bon de commande, plus le cycle Order to Cash sera optimisé dans sa globalité avec, à la clef, une réduction du risque d'erreurs, une amélioration de la performance logistique et comptable permettant une facturation au plus juste et des règlements plus rapides. Cette transversalité permet ainsi de disposer d'une vue à 360° de tous les échanges commerciaux et administratifs du poste client.

Thomas Honegger, évolue au sein d'Esker depuis 2005. Auparavant il avait pour mission d'animer son équipe pour accompagner les grandes entreprises dans leurs projets de dématérialisation documentaire. Depuis août 2014, Thomas Honegger est directeur de filiale pour Esker. Sa mission consiste à développer toutes les activités commerciales, marketing et consulting de cette entité.

(1) source : Etude ANCR - Le coût des impayés reste significatif en France - Juin 2018

(2) source : Baromètre Atradius des pratiques de paiement - édition Octobre 2018

(3) source : Baromètre Atradius des pratiques de paiement - édition Octobre 2018

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Thomas Honegger, directeur de filiale, Esker

Céline Tridon,<br/>rédactrice en chef Céline Tridon,
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