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Indemnités kilométriques : gare au défaut de maîtrise !

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Indemnités kilométriques : gare au défaut de maîtrise !
© mark yuill

Simple à appliquer aux salariés, le régime des indemnités kilométriques constitue pourtant une source de complexité et des coûts susceptibles de dériver. Les maîtriser implique de fixer quelques règles internes et de se doter d'outils de suivi.

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Avec la crise de la Covid-19, les entreprises n'en ont pas fini avec les indemnités kilométriques (IK), bien au contraire. D'après une étude du gestionnaire de notes de frais Expensya, leur volume a gonflé de 32,8 % pendant le confinement. Un engouement qui s'explique chez les salariés par le souci d'éviter les moyens de transport collectifs, quitte à mettre à contribution leur propre voiture.

C'est justement tout l'attrait de ces IK : permettre à tout personnel, quel que soit son statut ou son contrat de travail, de disposer d'un moyen de déplacement dans le cadre de sa mission. Dans la nébuleuse des notes de frais de tous ordres, c'est même le dispositif le plus simple à mettre en pratique : nul besoin de trier ses tickets de carte bancaire pour justifier de chaque prise de carburant, tout est couvert par un barème forfaitaire mis à jour chaque année par l'Urssaf. Il suffit de l'appliquer en tenant compte du kilométrage parcouru et de la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Une souplesse qui séduit les entreprises pour de multiples raisons. " Certains dirigeants ne rentrent pas dans les "car policy" standards. Par conséquent, ils préfèrent prendre un véhicule à titre personnel et se faire rembourser des indemnités kilométriques ", évoque Aurélie Carayon, responsable des relations fournisseurs de Fatec Group.

Ce régime intéresse également les très jeunes entreprises. " Les IK sont une solution pour celles qui n'ont pas les moyens d'investir dans des véhicules ", ajoute cette spécialiste du fleet management. En période d'incertitude, comme actuellement, elles préservent la trésorerie. Plutôt que de s'engager dans une location longue durée (LLD), coûteuse à interrompre, les IK permettent d'assurer une mobilité au jour le jour.

Une dépense à suivre

Par rapport à une LLD, elles offrent également un avantage fiscal : l'entreprise échappe à la taxe sur les véhicules de société (TVS). Du moins, tant que ses collaborateurs ne se font pas rembourser plus de 15 000 kilomètres par an. Au-delà de ce seuil, l'administration fiscale assimile le véhicule privé à un usage professionnel et la TVS est due (avec un abattement en fonction des kilométrages). " Entre 10 000 et 15 000 kilomètres par an, le choix de la LLD ou de l'IK doit s'étudier et il faut demander un chiffrage à un loueur ", préconise Aurélie Carayon.

Plus les salariés roulent, moins le recours à l'IK est intéressant et, surtout, il impose à l'entreprise de suivre les kilométrages parcourus pour ajuster sa déclaration de TVS. À défaut, il y a un risque de redressement fiscal. " Initialement la décision d'autoriser les IK relève de la DRH, mais elle fait intervenir la comptabilité puisqu'elles sont déclarées dans les notes de frais ", pointe la responsable de Fatec Group. Une bonne communication entre les deux services s'avère indispensable pour repérer une inflation excessive des volumes d'IK que l'administration pourrait assimiler à une rémunération déguisée dans le but d'échapper aux charges sociales.

Rembourser rapidement

Autre source de complexité, la liquidation des IK : " La DRH intervient si les IK sont payées sur le bulletin de salaire mais, lorsqu'elles sont réglées à part, c'est la comptabilité qui s'en charge ", pointe Florence Martini, expert-comptable au cabinet Martini & Associés et vice-présidente du réseau Absoluce. Pour le salarié, qui attend d'être remboursé, le versement du salaire et celui des IK ne sont pas toujours concomitants. "Il ne faut pas que les notes de frais bloquent les salaires, or ceux-ci sont souvent arrêtés à la fin du mois alors que les notes de frais peuvent l'être entre le premier et le 31, avertit cette commissaire aux comptes. Si l'entreprise veut les intégrer dans la paie, il faut arrêter les notes de frais à la même fin de semaine."

Sinon, l'entreprise pourra prévoir une avance sur frais dans le paiement du salaire. "Par exemple, quand on connaît le kilométrage moyen d'un commercial, on peut provisionner un montant moyen d'IK, mais il y aura un décalage de trésorerie au détriment du salarié qui a avancé les frais", explique Florence Martini.

Faire la "chasse aux IK"

Des échanges entre DRH et comptabilité sont également nécessaires pour éviter un usage abusif des indemnités kilométriques. Elles s'utilisent pour des trajets à plus de 50 km de l'entreprise ou à plus d'une heure et demie en transports en commun mais pas pour les allers-retours domicile/travail. " Souvent, les entreprises remboursent automatiquement le collaborateur même lorsqu'il prend sa voiture pour aller chercher un client à la gare. Il faut que le contrôle de gestion mette son nez dans les notes de frais ", insiste la responsable des relations fournisseurs de Fatec Group. Pour cela, l'entreprise doit se doter d'outils capables d'isoler dans le détail ce type de frais. Mais pas question, comme pour les véhicules appartenant à l'entreprise, d'utiliser un logiciel de gestion de flotte dans le but de comptabiliser les kilométrages des voitures personnelles. Depuis 2018, le RGPD (Règlement général de protection des données) protège jalousement ces informations qui relèvent de la vie privée.

Témoignage - Le digital à la rescousse du contrôle

Responsable financier et administratif de l'Immobilière Pujol, à Marseille, Antony Vigier ne compte plus le temps passé à vérifier le calcul des IK des commerciaux. " Les collaborateurs imprimaient leur agenda puis ils indiquaient manuellement, pour chaque rendez-vous, le kilométrage qu'ils avaient trouvé sur Mappy.fr. Après, je devais vérifier les adresses avant de procéder au remboursement des IK, une fois par trimestre ", résume le responsable. Un travail long (trois à quatre heures à chaque fois) et pas exempt de failles puisque toutes les adresses ne pouvaient être vérifiées, contraignant Antony Vigier à procéder par sondages.

Depuis un an et demi, les collaborateurs sont équipés d'Izika, une application mobile qui se connecte aux agendas électroniques pour calculer automatiquement les distances jusqu'aux lieux de rendez-vous et établir le montant exact des IK. " Pour un collaborateur, le temps de traitement a été ramené de trois à quatre heures par trimestre à 45 minutes ", se félicite Antony Vigier qui a divisé son propre temps de gestion par trois. Mais attention, la technologie ne dispense pas d'un contrôle humain. Les responsables hiérarchiques vérifient que les rendez-vous inscrits sur les agendas correspondent à la réalité. L'application, elle, se contente d'afficher aux normes comptables, le montant à décaisser.


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