Diversifiez vos outils de management

Manager, c'est communiquer avec son personnel. Un des moyens pour établir cette communication consiste à organiser des entretiens en face-à-face. Obligatoire au moins tous les deux ans, l'entretien d'évaluation permet à l'employeur de faire le point avec chaque salarié et d'envisager des actions dans le cadre du droit individuel à la formation (Dif). Dans la pratique, l'exercice prend du temps et n'est pas toujours jugé efficace par les protagonistes. Pourtant, il apparaît comme l'outil le plus important pour gérer emplois et compétences. Il remplit une double fonction: faire passer de l'information et analyser les résultats des salariés. L'entretien doit donc être préparé, formalisé et planifié.

Comptez au moins une heure par collaborateur. Le chef d'entreprise doit adopter une posture d'écoute, être bienveillant pour donner confiance et permettre au salarié de s'exprimer. C'est également l'occasion de pointer d'éventuels dysfonctionnements et de fixer de nouveaux objectifs individuels. De son côté, le collaborateur prend conscience des résultats obtenus par rapport aux objectifs initiaux. Il en profite pour échanger sur ses projets et envisager un plan de carrière. Chacun dispose donc de documents à partir desquels il travaille. Une fiche de poste peut être nécessaire pour pointer les missions. Dotez-vous d'un guide pour mener l'entretien, autrement dit d'une synthèse à plusieurs rubriques: le bilan de l'année (objectifs, résultats, écarts, difficultés, actions d'amélioration), les objectifs pour l'année à venir et les conclusions (projet professionnel, formation à envisager, attentes vis-à-vis de l'entreprise). Cette synthèse est remise au salarié au moins 15 jours avant la date de l'entretien afin de lui laisser le temps de se préparer. Mais ne vous contentez pas de cet unique rendez-vous annuel ou biennal. Planifier des entretiens intermédiaires sert à motiver, encourager ou recadrer vos salariés. L'idée est de leur accorder davantage de temps et de fixer des objectifs pour progresser tout au long de l'année.

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L'art délicat de la délégation

Le dirigeant de PME, comme tout homme-orchestre, cumule les fonctions. Or, la délégation consiste à confier une mission à un collaborateur. Faire confiance permet de gagner du temps. Mais la délégation ne fonctionne bien que si elle est préparée et contrôlée. Au préalable, demandez-vous ce que vous pouvez déléguer. Dans un premier temps, l'administratif, par exemple, est facile à confier à un salarié. Pour impliquer le collaborateur, formalisez la délégation par la rédaction d'une fiche de mission ou même d'un avenant au contrat de travail, dans tous les cas, un support écrit. La délégation favorise la créativité dans l'entreprise, les synergies et, au final, fédère autour de responsabilités partagées. Néanmoins, le dirigeant exerce son contrôle soit en proposant son aide en cas de souci, soit en prévoyant une réunion pour dresser un premier bilan de l'opération.

La réunion est un outil privilégié pour échanger. Le chef d'entreprise doit être participatif sur le fond (aller chercher les idées) et directif sur la forme (faire respecter les horaires, les temps de parole). Qu'il s'agisse d'une réunion hebdomadaire avec votre équipe commerciale, ou d'un point mensuel avec votre assistante, votre chef d'atelier ou votre responsable commercial, ce rendez-vous doit être préparé. C'est-à-dire que vous devez définir précisément l'ordre du jour les objectifs et la durée de l'entrevue. Dressez une liste des sujets à aborder, fixez les modalités (présentation générale, discussion) et contrôlez l'organisation (aménagement de la salle diffusion du programme aux participants). Pendant la séance, en tant qu'animateur, vous devez réguler les interventions afin que tous les collaborateurs puissent s'exprimer. Il faut également tenir le cap et éviter débordements et digressions.

A l'issue de la réunion, distribuer un compte rendu, même succinct, permet de conserver une trace écrite des décisions prises. Selon les sujets abordés, la session diffère: la présentation d'un produit peut être ludique, alors qu'une séance de résolution de problème doit servir à analyser les causes, offrir la parole aux collaborateurs pour recueillir un maximum d'avis et de propositions, et aboutir à une décision immédiate.

Orchestrez la communication

La communication interne a pour objet de développer un sentiment d'appartenance à la structure en favorisant l'émergence d'une culture commune. Elle sert à encourager l'adhésion du plus grand nombre à la stratégie, à détecter les attentes ou les besoins des salariés et à désamorcer d'éventuels conflits. Dans une PME, le premier outil de communication interne est le chef d'entreprise lui-même! Inutile de vous lancer dans des défis complexes. A travers vos propres capacités d'expression, votre ouverture à la discussion et à l'écoute, vous êtes la pierre angulaire de la communication dans votre entreprise. Néanmoins, mieux vaut scénariser votre prise de parole. Pensez aux messages, à la manière de les présenter et à l'organisation de la communication: votre idée n'en aura que plus de force. Parmi les outils dédiés (plaquette, intranet, blog), le dirigeant d'une PME de moins de 100 salariés opte souvent pour le plus simple à mettre en oeuvre et le moins coûteux. La plaquette de présentation fait figure de support de base pour véhiculer l'image de la société son identité ses atouts mais elle est davantage destinée aux clients et fournisseurs qu'aux salariés. Alors que le site web regorge d'informations (histoire de l'entreprise, activités, produits, références, contacts), la version intranet propose d'autres rubriques, orientées «ressources humaines»: organigramme, documents de travail communs, liste du personnel, documents officiels (notes de frais), planning électronique, messagerie...

Lorsqu'une entreprise dispose d'un site internet, elle peut demander à son prestataire de lui en fournir une version intranet pour s'adresser aux salariés et leur donner la parole. Une autre idée consiste à éditer un blog. Il existe des logiciels gratuits et rapides à installer (comme WordPress ou OverBlog) pour mettre un blog en ligne en seulement quelques heures. Si la publication d'un journal interne apparaît complexe pour nombre de petites entreprises, d'autres supports existent pour encourager la communication comme les boîtes à idées pour recueillir les suggestions de vos coéquipiers.

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Frédéric Bonneton, directeur associé chez MCR Management

AVIS D'EXPERT
« Apprendre à déléguer, un enjeu majeur »

« Dans les années vingt, le management se limitait au contrôle et à la planification des tâches, avec distribution de sanctions, positives ou négatives, selon les objectifs », raconte Frédéric Bonneton, directeur associé chez MCR Management. Malgré les évolutions, le management est resté étroitement lié à une organisation du travail spécifique, remise en question aujourd'hui par l'autonomie des collaborateurs, leur mobilité, etc. « Si l'on se cantonne à ces fonctions de base, le management se vide de son sens », alerte l'expert, qui préconise, au contraire, une posture plutôt collaborative. « Pour mobiliser ses collaborateurs, un manager doit déléguer, partager ses projets, laisser les talents s'exprimer, insiste-t-il. Car, avec une attitude inverse, il prend le risque de les laisser partir. » C'est l'enjeu majeur d'une PME qui se structure et cherche à se développer. Le chef d'entreprise et ses deux ou trois cadres dirigeants doivent apprendre à déléguer et à faire preuve de «leadership», « une autorité légitimée par autre chose que par le statut ». Et, s'ils échouent, ils doivent entamer un travail sur eux-mêmes. Pour l'expert, le coaching constitue « un moyen efficace pour changer ses propres représentations, mieux se connaître et apprendre à mieux connaître les autres ».