Quels documents légaux pour le commerce international ?

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Quels documents légaux pour le commerce international ?

Toute entreprise qui envisage d'exercer une activité de commerce à l'international doit se plier à des contraintes administratives spécifiques.

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Son numéro DUNS lui permettra de s'identifier dans le monde entier et de rassurer ses partenaires d'affaires. Ensuite, il convient d'utiliser des documents spécifiques à l'import et à l'export de marchandises.

Le DUNS number est l'identifiant indispensable pour l'import export

Le numéro d'identification unique n'est pas à proprement parler un document à fournir lors d'échanges commerciaux internationaux. Il s'agit plus exactement d'un élément qui doit apparaître sur tous les documents d'identification de votre entreprise.
Ce numéro est l'équivalent de votre numéro SIRET, mais à l'international, contrairement au SIRET qui est valable uniquement sur le territoire français.

À quoi sert le DUNS ?

Le numéro DUNS est un système d'immatriculation des entreprises au niveau international. Cette numérotation unique a été créée par l'entreprise Dun & Bradstreet en 1962 afin d'identifier et de répertorier les entreprises et leurs filiales au niveau international.

Le numéro DUNS est devenu aujourd'hui un standard mondial auquel toute entreprise qui fait du commerce international devrait se conformer. En tout, ce sont plus de 250 millions d'entreprises issues de 224 pays qui disposent de leur DUNS number. Connaître le numéro DUNS de votre entreprise est donc nécessaire pour la réalisation de vos opérations commerciales à l'international. Outre cet aspect purement pratique, sachez que le DUNS constitue également un moyen d'attester de votre fiabilité auprès de vos partenaires.

De la même façon, vous pouvez utiliser le DUNS et le système de scoring de solvabilité établi par D&B pour consolider votre base de données de clients et de fournisseurs. Sur les millions d'entreprises répertoriées, vous pourrez en effet trier lesquelles peuvent être des partenaires potentiels fiables pour votre société. En effet, D&B attribue un score de défaillance à chaque société répertoriée, ce qui vous permet d'avoir un aperçu sur celles dont l'activité risque de prendre fin dans un an. Rendez-vous sur ce site pour en savoir plus sur les avantages du numéro DUNS.

Comment se procurer un numéro DUNS ?

Pour se procurer le numéro DUNS de votre entreprise, il convient bien entendu d'être au préalable immatriculé en France. Ensuite, vous pourrez solliciter votre immatriculation internationale auprès du seul organisme agréé pour cette tâche, qui fait partie du réseau Dun & Bradstreet en France. Votre numéro à 9 chiffres peut vous être attribué rapidement et facilement si vous faites la démarche en ligne en vous acquittant de quelques dizaines d'euros.


La commande d'achats à l'international

La commande d'achat internationale désigne le document qui fait office de contrat de vente internationale dans le cadre d'opérations à montant réduit, ou lorsqu'il n'est pas d'usage dans le secteur de se servir de ce contrat pour des opérations d'exportation.

La commande d'achat devra alors renseigner sur les informations de l'exportateur, et plus précisément les coordonnées de l'entreprise, ainsi que les détails de l'opération :

  • description de la marchandise,
  • prix unitaires,
  • montant total,
  • informations sur l'acheteur,
  • conditions de livraison,
  • modalités de paiement,

Notez que certaines sociétés de trading peuvent également vous proposer leur propre modèle de commande d'achat.

La facture commerciale d'export

Elle désigne le document administratif sur lequel seront consignées toutes les informations sur chaque vente conclue avec des clients internationaux. Ces données portent plus précisément sur les caractéristiques des produits ou services vendus et notamment leur quantité, leur montant, les conditions de livraison, les modalités de paiement, les frais divers, les moyens de transport, le numéro d'identification de l'entreprise ou numéro DUNS, les taxes, etc.

Cette facture commerciale vous servira également à justifier toutes les ventes que vous avez réalisées au niveau des marchés extérieurs auprès des autorités compétentes.

La liste de colisage

La liste de colisage ou " packing list " est le document sur lequel vous devrez lister les marchandises, leur qualité et la situation des unités de charge lorsque vous les transportez à l'international.
Cette liste est d'ailleurs liée à la facture commerciale d'export. Elle servira notamment à choisir l'emplacement de la marchandise dans l'entrepôt une fois celle-ci parvenue auprès de l'importateur. En outre, elle servira de guide lors du contrôle de la marchandise par l'importateur et la douane.


Le connaissement Maritime BL

Le connaissement maritime désigne le contrat de transport par voie maritime émis lors de la transmission de la propriété de la marchandise.
Dans ce cadre, il permet de justifier que la marchandise a été embarquée, et établit la responsabilité de chaque partie signataire. Il informe entre autres sur le montant du fret et les modalités de paiement du fret (payé ou payable à destination).

La lettre de crédit irrévocable L/C

La lettre de crédit est le document grâce auquel seront payées et financées les opérations de commerce international. Ce sera donc par cette lettre que les intérêts et les obligations de l'acheteur et du vendeur seront précisés et clarifiés.

Une lettre de crédit correctement établie permet d'une part à l'exportateur de se faire payer à l'issue de l'opération, et d'autre part à l'importateur de recevoir sa marchandise comme convenu. Celle-ci devra être ouverte par le donneur d'ordre auprès d'une banque traditionnelle ou d'une banque en ligne.

Le certificat d'inspection

Le certificat d'inspection sert à attester du bon état de la marchandise et de sa conformité avec la commande d'origine avant son envoi.
Il peut également être sollicité dans certains pays afin de confirmer des informations obligatoires : prix, code douanier... Ce certificat permet également de vérifier certaines exigences auxquelles la marchandise doit satisfaire : respect du règlement en matière de sécurité d'utilisation, emballage, marquage, fonctionnalités, etc.

La lettre de change

La lettre de change est le document avec lequel vous pourrez sécuriser vos opérations de commerce à l'international. C'est en effet par le biais de cette lettre que votre entreprise pourra donner l'ordre de vous faire payer à l'échéance que vous aurez convenu.

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