En ce moment En ce moment

Réunions, et si on arrêtait de perdre son temps ?

Publié par Emmanuel Pernod le | Mis à jour le

Avec près de 3h07 de réunion journalière en moyenne selon une étude Ifop, nous ne sommes pas loin de la réunionite. Toujours selon ce même sondage, paradoxalement, 98% des cadres estiment ces réunions nécessaires même si les trois quarts d’entre eux pensent qu’ils y perdent leur temps.

  • Imprimer

De nombreux facteurs peuvent expliquer ces gaspillages : mauvaise préparation, temps de transport importants, participants inutiles, retards, animation défectueuse, attention limitée car phagocytée par les Smartphones ou par les mails, allers/retours pour valider un compte rendu,... Les pièges à temps ne manquent pas !

Alors pourquoi ne pas simplifier les modes de fonctionnement et adapter à cette activité la technique des 5S chère à Toyota ? Cette technique, qui vise à améliorer en continu les tâches effectuées, est parfaitement applicable à la sphère des réunions et des reportings et permet ainsi de gagner du temps :

1 – Oter / débarrasser

  • Recensez toutes les réunions régulières, leurs objectifs, leurs participants, leur durée
  • Supprimez les réunions qui doublonnent ou dont personne ne voit l’utilité

2 – Ranger

  • Revisitez les usages de chaque réunion pour simplifier votre système de gouvernance et vous assurer que les informations descendantes et remontantes circulent de manière la plus fluide possible
  • Revoyez la fréquence et l’ordre des réunions

3 – Dépoussiérer / nettoyer

  • Challengez la liste des participants sans valeur ajoutée (combien de réunions auxquelles participent toujours les mêmes personnes qui se racontent toujours les mêmes choses !)
  • Revoyez la durée de chaque réunion en vous interrogeant sur le rapport entre effort et valeur produite
  • Remplacez par des visio-conférences ou réunions téléphoniques les réunions qui génèrent trop de déplacements 

4 – Rendre évident / standardiser

  • Collectez les standards de travail de préparation, animation, suivi des actions et décisions et identifiez les meilleures pratiques
  • Formalisez les standards de travail et formez les équipes

5 – Etre rigoureux

  • Allez voir sur le terrain, participez aux réunions de vos équipes, pour vérifier l’application des standards en vigueur et identifier de nouvelles bonnes pratiques
  • Interrogez régulièrement les personnes qui participent aux réunions sur les difficultés qu’elles rencontrent pour les rendre plus efficaces

Bref, mettez de l'ORDRE  dans vos réunions!

Emmanuel Pernod

Emmanuel Pernod

Directeur Associé

20 ans de conseil auprès de managers dans le secteur des services (énergie / utilities, banque / assurance, loisirs, transport, administration & collectivités [...]...

Voir la fiche
Céline Tridon,<br/>rédactrice en chef Céline Tridon,
rédactrice en chef

La Lettre de la Rédac

Chaque matin, l'essentiel de l'actu

Chef d'Entreprise Newsletter

Artisans Newsletter

Commerce Newsletter

Event

Event

Event

La rédaction vous recommande

Sur le même sujet

RH - Management

Par Isabelle André, directrice de l'activité Coaching d'Oasys

L'aboutissement d'un projet d'entreprise repose beaucoup sur la cohésion de l'équipe DG / DAF / DRH. Les trois compères sont sur le même bateau [...]

RH - Management

Par Celia DÖRR - Chief People Officer chez ContentSquare

Toutes les fées de la Tech et de la finance se bousculent au-dessus du berceau des start-up. Mais qui s'intéresse aux scale-up, ces jeunes entreprises [...]