Intelligence collective : 5 façons de réinventer la réunion en présentiel

Les centres de coworking locaux offrent le meilleur des deux mondes pour la plupart des travailleurs : des environnements calmes, bien équipés et professionnels, exempts de distractions domestiques, mais situés à une courte distance du domicile, de l'école ou des services de garde d'enfants. Des grandes entreprises mondiales telles que Standard Chartered Bank ou NTT se sont associées à IWG, offrant à leurs employés l'accès à plus de 3 500 emplacements dans le monde entier.

Réunir vos collaborateurs "en personne" est essentiel pour générer des idées, encourager la cohésion d'équipe et créer une culture d'entreprise solide. Mais exiger simplement que vos employés passent un certain temps au bureau - ou atteignent un objectif mensuel arbitraire de présence - ne suffira pas dans ce nouveau monde du travail. L'indice des tendances de travail de Microsoft de 2022 souligne que "les dirigeants doivent établir le pourquoi, le quand et le comment du bureau".

En tant que responsable d'équipes dans plus de 120 pays à travers le monde, organiser des événements en physique est un réel défi. Mais je fais en sorte que lorsque les gens se réunissent, cela compte vraiment.

5 conseils pour tirer le meilleur parti de vos réunions en présentiel

1. Pensez à votre "pourquoi"

Avant tout, posez-vous la question : Cette réunion est-elle vraiment nécessaire ? Quels en sont les objectifs ? Si vous n'êtes pas clair à ce sujet, vos participants ne le seront pas non plus. Les réunions ne sont pas seulement destinées à distribuer des informations. Elles doivent impliquer une réelle participation et accomplir quelque chose en personne qui est qualitativement différent de ce que vous pourriez réaliser sans réunir les personnes.

2. "Collaboration" et "Participation" doivent être les maîtres-mots

Partagez les objectifs de la réunion avec le groupe et impliquez tous les participants dans la décision des résultats attendus. Personne ne doit rester spectateur. Si vos collaborateurs se sont déplacés pour être physiquement avec vous, tous doivent participer à la discussion commune. Encourager la participation de collaborateurs introvertis peut s'avérer plus complexe.

Après tout, tout le monde ne trouve pas facile de se faire entendre parmi des collègues plus confiants ! La clé pour rétablir cet équilibre réside dans la préparation. Par exemple, vous pourriez demander aux participants de préparer un travail en amont qu'ils doivent tous partager.

3. Laissez place à la spontanéité ... et passez un bon moment !

Au lieu de diriger la réunion de façon verticale, laissez vos collègues orienter la séance comme ils le souhaitent. Guidez le groupe vers les objectifs que vous avez fixés ensemble au début de la réunion, mais soyez souple quant à l'itinéraire que vous empruntez pour y parvenir ! Posez des questions qui suscitent le débat et la discussion tout au long de la séance. Gérez les conflits ou les désaccords s'ils surviennent. Dans un monde hybride, se retrouver doit être une expérience positive. Cela doit permettre de renforcer les relations inter-personnelles, encourager le partage des bonnes pratiques. Il n'y a aucune raison pour qu'une réunion n'ait pas de moments conviviaux et amusants, tout en atteignant ses objectifs.

4. Assurez un suivi efficace

Enfin, assurez-vous de conclure votre réunion en évaluant collectivement si les objectifs ont été atteints ou non, et en planifiant les prochaines étapes. Le résultat était-il conforme à vos attentes ou à ce dont vous aviez besoin ? Il est également important d'être clair sur la suite. Qui prend en charge quelle tâche pour travailler dessus ? Qui a besoin de plus d'informations, et qui d'autre dans l'équipe peut les fournir ?

5. "Test and learn"

Comme toute politique de travail hybride d'une entreprise, les réunions organisées nécessitent un examen et une évaluation réguliers. Obtenir le meilleur de vos collaborateurs, ainsi que du temps passé ensemble au bureau, nécessite une approche de "test and learn" qui offre la possibilité d'amélioration continue. Slack, Zoom et Microsoft Teams sont évidemment des outils quotidiens de notre vie professionnelle, mais rien ne vaut une séance bien planifiée et bien exécutée où les gens peuvent collaborer en personne. Bien loin d'encourager l'isolement ou de susciter des divisions au sein des équipes, le modèle hybride offre une nouvelle forme de collaboration plus productive et plus significative tout en permettant aux personnes la flexibilité et l'autonomie qu'elles désirent.

Fatima Koning, Directrice Commerciale en Chef, travaille chez IWG depuis sept ans. Basée à Amsterdam et parlant couramment l'anglais, le néérlandais, le français et l'arabe, Fatima a su constituer une équipe diversifiée répartie sur plus de 120 pays. Fatima a supervisé la plus grande transaction jamais réalisée par IWG avec NTT, Nippon Telegraph and Telephone Corporation, offrant à leurs 300 000 employés de toutes leurs sociétés, un accès aux espaces de travail d'IWG dans le monde entier. Cette transaction fait suite au partenariat d'IWG avec l'organisation de services financiers Standard Chartered, 95 000 employés à l'échelle mondiale, ainsi qu'à des accords conclus avec de nombreuses grandes entreprises. Avant de rejoindre IWG, Fatima avait fondé sa propre entreprise de conseil stratégique.