Comment faire simplement la paie d'un salarié ?

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Comment faire simplement la paie d'un salarié ?

Au cours de l'embauche d'un salarié, nombre de dirigeants se trouvent effrayés par la perspective des obligations sociales qui en résulte. L'un des enjeux les plus important est de produire une paie juste et conforme aux situations individuelles mais aussi aux obligations légales et conventionnelles

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Or, le droit social évolue constamment, qu'il s'agisse des revalorisations annuelles comme le SMIC, du plafond de la sécurité sociale, ou toutes autres réformes plus fondamentales et régulières (Loi Travail, loi Pacte, Loi Avenir ... etc ). Lire une fiche de paie devient compliqué, la produire, encore plus. Il est important d'appréhender quelques grandes notions pour en comprendre la structure globale.

Comprendre la structure de la fiche de paie

L'élaboration du bulletin de paie est régi à la fois par le code du travail et par celui de la sécurité sociale. Chaque fiche de paie se structure en 4 grandes parties : les informations employeur et salarié, les éléments fixes et variables de la rémunération, les cotisations et contributions, ainsi que la synthèse de la situation.

Les informations générales obligatoires

La première partie de la fiche de paie mentionne obligatoirement les informations générales concernant :

  • l'entreprise : le code NAF, coordonnées, numéro de SIRET, convention collective ;
  • le salarié : numéro de sécurité sociale, coordonnées, matricule, emploi occupé, type de contrat, date d'entrée ;
  • le paiement du salaire : date de paiement et période d'emploi.

Les contributions sociales (salariales et patronales)

Les employeurs sont assujettis au paiement de cotisations et de contributions sociales sur le salaire versé. Ces cotisations peuvent être salariales, patronales ou les deux. Elles se décomposent donc en deux taux : le taux salarial et le taux patronal.

Les cotisations sociales sont regroupées en 5 branches de risques : retraite, santé, accidents du travail - maladies professionnelles, famille et chômage.

Outre la maîtrise du fonctionnement courant de ces cotisations, il est nécessaire de se tenir à jour des évolutions légales. Par exemple, dans certaines conditions, il est possible d'obtenir des réductions de cotisations (ex : la réduction générale de cotisations ou "réduction Fillon " - Article L241-13 du code de la sécurité sociale) et ces mesures sont évolutives.

Salaire : comprendre les notions de brut et de net

Le salaire perçu par le salarié fait l'objet d'une cure d'amaigrissement tout au long du bulletin de paie au regard de ce que verse l'employeur. Il est important de comprendre les grandes règles expliquant une telle différence et de bien faire apparaitre certains montants obligatoires :

  • Le salaire brut correspond à toutes les sommes perçues par le salarié au titre de son contrat de travail.
  • Le net à payer avant impôt sur le revenu indique le salaire à percevoir avant déduction du montant de l'impôt sur le revenu.
  • Le net imposable se distingue légèrement du net à payer avant impôt. En effet, certaines cotisations sociales ne sont pas déductibles de l'assiette de l'impôt sur le revenu.
  • Le net à payer : c'est le montant que perçoit réellement le salarié après déduction de toutes les cotisations et de l'impôt sur le revenu.

Synthèse de la situation personnelle du salarié

Cette partie est souvent la seule que lit votre salarié puisqu'elle résume de manière évidente et claire les informations le concernant. Pour l'employeur, cette synthèse est importante également, les données présentées sont autant d'indicateurs de suivi pour les reportings sociaux (masse salariale, absentéisme etc.).

Dans cette partie doivent notamment figurer :

  • le salaire net à payer ;
  • les compteurs de congés payés et de RTT ;
  • Les cumuls (mentions non obligatoires mais servants à effectuer les déclaratifs)
  • Le coût global de la période : correspond au " coût employeur ", c'est-à-dire le coût cumulé du salarié sur une année.

La justesse de la fiche de paie est fondamentale. D'une part car il en va de la protection sociale de vos salariés et de la juste rétribution de leur travail, et d'autre part car un manquement peut être lourd de conséquences pour l'employeur.

Quelles sanctions en cas de paie non conforme ?

La création d'entreprise implique de prendre des risques financiers mais aussi sociaux. Engager des salariés dans le monde législatif d'aujourd'hui demande nécessairement des compétences en gestion sociale. Quels sont les risques encourus en cas de manquement aux obligations légales ou de négligences dans le recueil des données salarié ?

Le travail dissimulé ou travail au noir

Cette pratique est définie à l'article L1221-10 du code du travail. Le travail au noir ne se traduit pas seulement par la non-déclaration d'un salarié au moment de l'embauche. Il peut être caractérisé par le simple fait de ne pas avoir déclaré toutes les heures de travail d'un salarié sur leur fiche de salaire et en DSN. Le recueil rigoureux de toutes les informations liées au salarié est fondamental pour se prémunir car les risques sont réels :

  • pour le salarié qui ne bénéficie pas de la protection sociale attachée à son travail et s'expose à des sanctions financières.
  • pour l'employeur qui s'expose à des sanctions financières, administratives et pénales (jusqu'à 3 ans de prison)

Sanction en cas de PAS non conforme

Depuis le 1er Janvier 2019, l'entreprise devient collectrice de l'impôt sur le revenu pour le compte de l'Etat. Tous les mois celui-ci doit être prélevé sur les bulletins de salaire et déclaré en DSN. En cas d'erreur dans le traitement du PAS, des sanctions financières sont prévues : erreur dans la déclaration (5% d'amende calculée sur la base du PAS qui aurait dû être déclaré), retard de dépôt de la déclaration (10% d'amende) etc.

Attention au secret professionnel : la divulgation du taux de prélèvement à la source peut entrainer une amende de 15 000€ et jusqu'à 1 an de prison (article 226-13 du code pénal). Ne laissez surtout pas trainer un bulletin de paie en cours d'analyse sur votre bureau !

Erreur dans les cotisations déclarées

En cas de contrôle Urssaf, l'employeur s'expose à des sanctions en cas :

  • Inexactitude des déclarations: les rémunérations déclarées ayant pour effet de minorer le montant de cotisation dû entraine une amende équivalente à 1% du plafond mensuel de la sécurité sociale ;
  • Omission dans la déclaration: par exemple, un salarié a été oublié dans la DSN. L'amende encourue est équivalente à 1,5% du PMSS par salarié et par mois de retard.

Devant la complexité grandissante des règles, le gouvernement a instauré un droit à l'erreur face à l'URSSAF, mais il convient de rester toutefois très vigilant.

Il ne s'agit que de quelques cas de sanctions les plus fréquemment encourues, mais l'employeur n'est pas à l'abri d'autres risques comme un recours en contentieux par un salarié, notamment suite à un licenciement. Aussi, produire une paie, connaitre les règles de calculs applicables, bien collecter les informations de chaque salarié et rester en veille sociale permanente est indispensable à la survie et à la compétitivité d'une entreprise. Heureusement, il existe des solutions très simples pour déléguer ses tâches techniques, chronophages et complexes : les confier à des experts !

Comment simplifier et sécuriser sa paie ?

Le dirigeant d'entreprise ne dispose pas nécessairement lui-même des compétences en matière de paie ni d'une équipe d'experts en interne. Comment simplifier et sécuriser sa paie en quelques clics ?

La simplicité du logiciel de paie en ligne

Pour une TPE/PME ou lors de la création d'entreprise, l'idéal est d'utiliser un logiciel de paie en ligne, solution médiane entre l'externalisation complète (à un expert-comptable par exemple) et le traitement de la paie en interne, avec un logiciel de paie. C'est une alternative à la fois très simple, juste et économique.

Une solution de paie en ligne comme Fiche-paie.net fonctionne de manière très intuitive :

  • vous vous connectez à votre application en ligne (full web) ;
  • saisissez les informations relatives à chaque salarié ;
  • cochez les cas spécifiques si nécessaires comme les spécificités du BTP, des apprentis, du mandataire social salarié (président SAS) ou encore les régimes différents tels que l'Alsace-Moselle, Lodéom...etc ;
  • puis la plateforme calcule la paie à partir des données saisies et produit la DSN conforme à destination de Net-Entreprises.

Aucune surprise en termes de budget

La plateforme Fiche-paie.net propose des formules d'abonnement tout compris et illimitées afin de border précisément le coût de chaque bulletin de paie. Ces formules comprennent la production de la paie, les déclaratifs mais aussi une assistance technique et juridique disponible par mail, téléphone ou chat.

Une veille sociale scrupuleuse

La paie n'est pas votre coeur de métier. Mais il est celui de votre éditeur de paie. En plus d'être simple d'utilisation, économique et sans surcoût, la plateforme de paie en ligne vous garantit la prise en compte de toutes les évolutions légales et conventionnelles. De plus, si vous vous rendez compte d'une erreur dans la saisie de vos données, le bulletin reste modifiable aisément même après paiement et sans frais supplémentaire.

Un logiciel de paie SIMPLE

Stéphane ALLIGNE, Directeur Général de l'entreprise, ajoute :

" Aujourd'hui Fiche-Paie.net est la solution de traitement de la paie plébiscitée par les TPE Françaises car elle brille par sa simplicité d'utilisation. "

Crédits photo : ALFANET TECH

Article : Aurore R.

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