Comment mettre en place la facturation électronique ?

Entreprise basée en France et soumise à la TVA, l'obligation de mettre en place la facturation électronique vous concerne ! Les changements dans les échanges de factures entre entreprises bouleversent sans doute vos habitudes. Vous vous demandez comment procéder pour vous conformer à la réforme de dématérialisation des factures ? Pas d'inquiétude, dans cet article, découvrez l'essentiel à savoir pour vous conformer aux changements en cours.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique est un procédé d'échange de factures normalisées entre entreprises. Elle concerne l'émission, la transmission et la réception de factures entre fournisseurs et clients (transactions B to B). Elle n'inclut en aucun cas les factures adressées aux particuliers.

Dans le cadre de la réforme des facturations, les changements exigés ne se limitent pas à une simple dématérialisation. Une facture papier scannée ou un document numérisé édité par un logiciel quelconque ne sauraient faire l'affaire. La mise en place de la facturation électronique nécessite de respecter des normes (notamment la norme EN16931) et des processus. Le but étant de permettre leur automatisation et l'extraction simple et rapide des données. Les nouvelles obligations concernent principalement les mentions obligatoires et surtout les formats de document.

Adopter les formats homologués de facturation électronique

Les factures électroniques doivent être éditées sous les formats structurés acceptés par les autorités, à savoir :

- Universal Business Langage (UBL) : format conforme aux normes internationales et aux exigences de la réforme française en matière de sécurité ;

- Cross Industry Invoice (CII) : ce standard de facture a été élaboré par l'ONU en partenariat avec d'autres organisations. Il sert à la base dans les échanges de factures inter-industries à l'international.

- Factur-X: est un format aux normes européennes dont la lecture est possible en PDF, ce qui le rend accessible à tous.

En dehors de ces trois standards, le format Edifact peut aussi être accepté si la conformité de la facture est prouvée par une plateforme de dématérialisation. On en vient ici à un autre changement majeur : l'obligation de passer par une plateforme de dématérialisation pour la facturation électronique.

Recourir à une plateforme de dématérialisation

Avec la nouvelle réglementation, il n'y aura plus d'échange de factures entre entreprises. Ces dernières devront passer par les plateformes de dématérialisation.

Qu'est-ce que les plateformes de dématérialisation ?

Les plateformes de dématérialisation font office d'interface entre les entreprises émettrices et les destinataires des factures. Ils jouent différents rôles. Il y a d'une part l'e-invoicing (l'édition, la transmission et la réception des factures). Les plateformes procèdent à de nombreuses vérifications (mentions obligatoires, formats, TVA déclarée, etc.) Ils garantissent la conformité, l'authenticité, la lisibilité ou encore l'intégrité des factures électroniques. Les plateformes de dématérialisation se chargent également de l'e-reporting (extraction de données nécessaires à la déclaration de TVA).

Quelles sont les différentes plateformes de facturation ?

Pour mettre en place votre facturation électronique, vous devez choisir votre intermédiaire privilégié entre :

- le portail public de facturation(PPF) : inspiré de Chorus Pro (anciennement dédié aux factures des marchés publics), il fournit les services de base, à savoir l'e-invoicing et l'e-reporting. Il convient aux entreprises recherchant un système de facturation simple ;

- les plateformes de dématérialisation partenaires : certifiés par l'État, ils prennent en charge l'e-invoicing, l'e-reporting et proposent d'autres fonctionnalités. Cette solution répond aux besoins des entreprises en quête d'un système de facturation plus complet ;

- les opérateurs de dématérialisation : ces acteurs servent d'intermédiaire entre les entreprises et le PPF. C'est une solution de facilité pour les entreprises n'ayant pas le temps, les effectifs ou l'expertise nécessaire pour traiter directement avec le portail officiel.

Préparer vos équipes à l'utilisation de la facturation électronique ?

La mise en place de la facturation électronique permettra de fluidifier et d'accélérer les règlements des transactions B to B. Elle facilitera aussi la déclaration des TVA. Il est donc nécessaire de former le personnel qui doit :

- mettre à jour les bases de données clients pour faciliter l'automatisation de la facturation ;

- connaître les différents formats homologués ;

- maîtriser les normes et les procédures en matière de facturation électronique ;

- savoir comment déposer les factures sur les plateformes de dématérialisation.

Il est donc important de tester dès maintenant une solutions conforme pour anticiper la réforme et s'assurer que la solution réponde aux besoins des utilisateurs ainsi qu'à leurs habitudes.