Notes de frais dématérialisées : un pré-projet pour une mutation réussie

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Notes de frais dématérialisées : un pré-projet pour une mutation réussie
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Quelles sont es meilleures pratiques à défendre lors d'une démarche globale de dématérialisation de la gestion des notes de frais? Zoom sur les bons réflexes permettant d'éviter les lourdeurs et surcoûts et retours d'expériences.

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Les nouveaux outils technologiques et leur potentiel provoquent des remises en question en profondeur dans les organisations. "Avec une solution dématérialisée, le remboursement d'une note de frais ne risque pas d'être compromis en raison de la perte du reçu. Les coûts de stockage imputables aux justificatifs disparaissent", a illustré Jean-Noël Crêté, Regional Sales Director au sein de Concur, lors d'un événement SAP Concur Fusion Exchange qui s'est déroulé en ce mois d'octobre à Pari. Mais si leur potentiel d'optimisation des coûts et d'amélioration des pratiques ne font aucun doute, le déploiement n'est pas nécessairement chose aisée, en particulier dans les entreprises multi-sites implantées sur de nombreux territoires.

"Il importe de mettre en place en interne les démarches nécessaires pour obtenir l'adhésion des collaborateurs dans la conduite du changement. Il faut pour cela communiquer le plus possible en interne sur la nécessité d'adopter de nouvelles pratiques", souligne Stéphane Gillet, directeur général de SAP Concur France. Le groupe Pernot Ricard a ainsi fait le choix de la mise en place d'un pré-projet destiné à se mettre dans les meilleures conditions au moment du lancement du projet plus en aval. Un travail mené avec le concours de Arago Consulting, une société spécialisée dans la mise en oeuvre de la transformation digitale.

Recourir à un intégrateur de ce type est décrit comme un facteur clé de succès. Le but est de faire connaître les opportunités de simplification, d'harmonisation et donc d'efficacité qui en découle. "En tant que groupe avec de nombreuses implantations, nous voulions développer une plateforme synonyme d'agilité", indique Nicolas Huynh, Projet Manager IT chez Pernod Ricard. Toutes les discussions internes, les choix à faire ont lieu au cours de cette phase et ne sont dès lors plus à traiter lorsque vient l'étape du déploiement du projet par la suite. Concrètement, le rôle d'Arago Consulting a été d'aller à la rencontre des utilisateurs finaux pour l'implémentation de leur solution, parmi lesquels les travel managers, les directeurs financiers. L'identification en amont des applications nécessaires et utiles, comme les logiciels de reconnaissance de caractère dans le cas des prises de photos de justificatifs de notes de frais est dans ce cas très importante.

L'anticipation, pour garantir une transformation gagnante

Ces précautions prises en amont sont la garantie d'une mutation technologique synonyme d'efficacité et de coûts maîtrisés. " Dans le domaine du travel, il y a une nécessité d'avoir des modes de fonctionnement locaux. On ne fonctionne pas aux Etats-Unis comme en France ou ailleurs. Pour autant, les acteurs du tourisme tendent à être les mêmes partout à l'image de Uber ou Airbnb. Des processus harmonisés sont alors essentielles en matière de direction financière, mais aussi de critères de conformité, même s'il faut tenir compte de spécificités propres à un territoire ", explique Stéphane Gillet.

Le groupe L'Oréal a lui aussi lancé un projet analogue autour de la dématérialisation et l'automatisation des notes de frais à l'échelle mondiale il y a plus de deux ans. La solution est d'ores et déjà implémentée dans 40 pays à l'heure actuelle. L'objectif initial était d'harmoniser les frais de déplacement du groupe. Là encore, se tourner vers un spécialiste de l'accompagnement des entreprises engagées dans une démarche de transformation digitale s'est avéré souhaitable. C'est la société Viséo qui a hérité de cette mission d'envergure. "C'est un acteur doté d'une expérience intéressante en matière de frais de déplacement. La certification Concur de Viseo a également été un critère de choix qui allait d'emblée garantir une bonne coordination entre les différents acteurs. Un point essentiel dans un projet global de ce type", relève Eric Mottron, IT Manager au sein de L'Oréal. Il ajoute par ailleurs que "lorsqu'on arrive dans une filiale avec des implémentations et des nouvelles pratiques déjà en place dans d'autres pays, les résistances au changement tombent assez vite."

Sur cette question des notes de frais, Stéphane Gillet note également que la sensibilisation des comités de direction et des cadres dirigeants est particulièrement importante : "n'oublions pas que les notes de frais concernent très souvent aussi les plus hauts responsables. Donc, ce sont les premiers professionnels à sensibiliser aux évolutions technologiques nécessaires en la matière."


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